Oferta Archiwum24
Kompleksowa obsługa dokumentów firm i instytucji: przechowywanie, archiwizacja, skanowanie, digitalizacja, transport, opakowania archiwalne oraz niszczenie dokumentów zgodnie z RODO.
Nasze usługi
1. Przechowywanie dokumentów
Zapanuj nad rosnącą liczbą dokumentów – przechowamy je bezpiecznie w lokalizacji specjalnie przygotowanej do tego celu.
- Bezpieczne hale magazynowe.
- Dowóz oryginału na każde żądanie.
- Opakowania archiwalne z bezkwasowego kartonu.
3. Skanowanie dokumentów
Ekspresowa zamiana tradycyjnych dokumentów na pliki elektroniczne z zachowaniem najwyższych standardów poufności.
- Dokumenty każdego rozmiaru.
- Skany do PDF w wybranej rozdzielczości.
- Indeksowanie i opis skanów.
2. Niszczenie dokumentów
Bezpośredni odbiór i pakowanie, zabezpieczenie dokumentów na czas transportu i atrakcyjne ceny.
- Zgodnie z RODO i ochroną środowiska.
- Certyfikat zniszczenia.
- Gdańsk, Gdynia, Sopot i okolice.
4. Digitalizacja i archiwizacja
Elektroniczne archiwum z dostępem z dowolnego miejsca oraz porządkowanie dokumentacji firm i instytucji – także w likwidacji.
- Elektroniczne archiwum dla wybranych użytkowników.
- Porządkowanie wg wytycznych Archiwum Państwowego.
- Transport dokumentów od klienta.
Pełen zakres usług
Opakowania archiwalne
Dostarczamy szeroką gamę opakowań do długoterminowego przechowywania zbiorów dokumentów, wykonanych z bezkwasowych kartonów, papierów i tektur.
Transport dokumentów
Oferujemy osobisty odbiór zasobów od klienta, spakowanie ich na miejscu w pudła archiwizacyjne oraz przewiezienie do naszej lokalizacji w celu digitalizacji i przechowywania.
Elektroniczne archiwum
Zbiór dokumentów i danych cyfrowych, w którym bezpiecznie przechowasz i skatalogujesz firmowe archiwum – z dostępem z dowolnego miejsca dla wybranych przez Ciebie użytkowników.
Jak przebiega digitalizacja?
1. Przygotowanie dokumentów
Wyjęcie z segregatorów
Usunięcie zszywek
2. Skanowanie
PDF / kolor / skala szarości
Jedno- i dwustronnie
3. Ewidencjonowanie danych
Indeksowanie skanów
Zasilanie systemów
4. Archiwum i przechowywanie
Elektroniczne archiwum
Oryginały w magazynie
Korzyści z digitalizacji
Więcej przestrzeni
Zwiększenie przestrzeni użytkowej oraz porządek w magazynach i biurach.
Szybki dostęp
Wyższa efektywność pracy oraz szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo poufnych informacji i gwarancja spełniania wymogów prawnych.
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?
To zależy od rodzaju dokumentacji. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowuje się co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Pomożemy ustalić właściwe okresy przechowywania i przeprowadzimy brakowanie dokumentacji, której termin minął.
Czy otrzymam potwierdzenie zniszczenia dokumentów?
Tak. Dokumenty odbieramy w zamykanych przy Tobie pojemnikach, na życzenie podpisujemy protokół odbioru, a po zniszczeniu wystawiamy certyfikat poświadczający zniszczenie dokumentów. Jeśli chcesz, przygotujemy też zapis wideo dokumentujący cały proces.
Czy odbieracie dokumenty z siedziby firmy?
Tak. Odbieramy dokumenty osobiście, pakujemy je na miejscu w pudła archiwizacyjne i przewozimy do naszej lokalizacji – w celu digitalizacji, przechowywania lub zniszczenia. Działamy w Gdańsku, Gdyni, Sopocie i w całym województwie pomorskim.
W jakiej formie otrzymam zeskanowane dokumenty?
Najczęściej jako pliki PDF o wybranej rozdzielczości – jedno- lub dwustronne, czarno-białe, kolorowe albo w odcieniach szarości. Skany indeksujemy wymaganymi informacjami, możemy zasilić nimi Twoje systemy lub utworzyć elektroniczne archiwum z dostępem dla wybranych użytkowników.
Od czego zależy cena usług?
Cena zależy m.in. od liczby i rodzaju dokumentów, zakresu prac (np. przygotowanie do skanowania, indeksowanie, brakowanie), okresu przechowywania oraz potrzeby transportu. Wycenę przygotowujemy indywidualnie – wypełnij formularz albo zadzwoń: 694 425 234.